Tugas Makalah

Konsep Dasar Pengambilan Keputusan Manajemen

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Di dalam suatu perusahaan bagian manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sitem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan informasi untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap-tiap kegiatan manajemen dan keputusan manajemen itu membutuhkan suatu informasi yang berbeda-beda pula. Oleh karena itu untuk dapat menyediakan informasi yang relevan dan berguna bagi manajemen, maka kita sebagai pengembang informasi harus terlebih dahulu memahami dan mengetahui kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dalam setiap pengambilan keputusannya.

Peran manajemenlah yang menuntut penyebaran dan penggunaan sumber-sumber yang efesien untuk mencapai suatu tujuan, dengan demikian akan membantu fungsi menajemen dengan diterimanya suatu informasi dengan cepat dan tepat. Maka diperlukan sistem informasi manajemen yang baik untuk mendukung tujuan organisasi. Dalam suatu perusahaan tidak akan terlepas dari berbagai macam masalah yang ada didalam organisasi, dan didalam suatu perusahaan, perubahan sering kali timbul, sehingga perubahan ini sering sekali menjadi hambatan bagi manajer, maka akibatnya dari perubahan ini menimbulkan masalah. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem informasi untuk mendukung manajer dalam mengatasi masalah-masalah terse-but. Sistem informasi tidak hanya memproses data menjadi informasi tetapi juga menyalurkan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

1.2. Rumusan Masalah

Dari latar belakang di atas, maka rumusan masalah dalam makalah ini adalah bagaimana cara mengambil keputusan manajemen yang efektif dan cara mengambil keputusan yang kreatif sesuai metode dan teori pengambilan keputusan.

1.3. Batasan Masalah

Dalam makalah yang berjudul Konsep Dasar Pengambilan Keputusan Manajamen penulis hanya akan membahas mengenai komponen pendukung pengambilan keputusan, sistem informasi yang dibutuhkan, model dan langkah pengambilan keputusan serta tentang  tipe dan kegiatan pengambilan keputusan manajemen dan juga tahapan pengambilan keputusan manajemen.

1.4.Tujuan Masalah

Dari penjelasan dari semau hal-hal diatas, maka dapat dijelaskan tujuan masalah sebagai berikut :

1.      Agar pembaca dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan pengambilan keputusan dalam manajemen ?

2.      Agar pembaca dapat mengetahui bagaimana teknik dan proses dalam pengambilan keputusan manajemen

1.1. Sistematika Penulisan

BAB I                   Pendahuluan

Bab ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan, manfaat, tinjauan pustaka, dan sistematika penulisan.

BAB II                  Landasan Teori

Bab ini berisi tentang pembahasan dan penelitian tentang ilmu dan teori yang sudah pernah dibahas oleh para ahli. Materi yang dibahas secara teoritis dikaitkan dengan teori/ilmu tersebut dalam kenyataan kehidupan sehari – hari.

BAB III                Pembahasan

Bab ini berisi tentang penjabaran dari materi yang telah diresume dalam kegiatan Kuliah Kerja Lapangan.

BAB IV                Penutup

                                    Bab ini berisi kesimpulan dan saran.

BAB II

Landasan Teori

1.1.    Konsep Pengambilan Keputusan

Setiap pemimpin pasti bertanggungjawab terhadap masa depan organisasinya. Untuk itu tujuan yang telah ditetapkan harus dapat tercapai dengan berbagai aktivitas dan kebijakan. Salah satu yang harus dilakukan pemimpin dalam rangka pencapaian tujuan organisasi adalah pengambilan keputusan. Untuk memberikan pemahaman tentang pengambilan keputusan, terlebih dahulu dikemukakan pengertian pengambilan keputusan :

1.1.1.      Pengertian Keputusan

1.         Menurut Ralph C. Davis

Keputusan adalah hasil pemecahan masalah yang dihadapinya dengan tegas. Suatu keputusan merupakan jawaban yang pasti terhadap suatu pertanyaan. Keputusan harus dapat menjawab pertanyaan tentang apa yang dibicarakan dalam hubungannya dengan perencanaan. Keputusan dapat pula berupa tindakan terhadap pelaksanaan yang sangat menyimpang dari rencana semula.

2.         Menurut Mary Follet

Keputusan adalah suatu atau sebagai hukum situasi. Apabila semua fakta dari situasi itu dapat diperolehnya dan semua yang terlibat, baik pengawas maupun pelaksana mau mentaati hukumnya atau ketentuannya, maka tidak sama dengan mentaati perintah. Wewenang tinggal dijalankan, tetapi itu merupakan wewenang dari hukum situasi.

3.         Menurut James A.F.Stoner

Keputusan adalah pemilihan di antara alternatif-alternatif. Definisi ini mengandung tiga pengertian, yaitu:

1)      Ada pilihan atas dasar logika atau pertimbangan.

2)      Ada beberapa alternatif yang harus dan dipilih salah satu yang terbaik.

3)      Ada tujuan yang ingin dicapai, dan keputusan itu makin mendekatkan pada tujuan tertentu.

4.         Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirjo, SH

Keputusan adalah suatu pengakhiran daripada proses pemikiran tentang suatu masalah atau problem untuk menjawab pertanyaan apa yang harus diperbuat guna mengatasi masalah tersebut, dengan menjatuhkan pilihan pada suatu alternatif.

Dari pengertian-pengertian pengambilan keputusan diatas, dapat disimpulkan bahwa pengambilan keputusan merupakan suatu proses pemilihan alternatif terbaik dari beberapa alternatif secara sistematis untuk ditindaklanjuti (digunakan) sebagai suatu cara pemecahan masalah.

1.2.   Pengertian Informasi

Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk yang penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang.

Menurut Jogiyanto (2009:692) “ Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya”

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Sedangkan kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya, dan relevan.

BAB III

PEMBAHASAN

3.1.   Manajemen Pengambilan Keputusan

Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. System informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan informasi untuk manajmen pada semua tingkatan. Tiap – tiap kegiatan dan keputusan manajemen yang berbeda, membutuhkan informasi yang berbeda pula. Oleh karena itu, untuk dapat menyediakan informasi yang relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembang system informasi harus memahami terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusanya.

3.2. Tipe Kegiatan Manajemen

Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya di dalam organisasi. Tingkatan mnajemen dapat dibedakan menjadi tiga bagian yaitu :

1.      Manajemen Tingkat Bawah  ( Operasional )

2.      Manajemen Tingkat Tengah ( Taktik )

3.      Manajemen Tingkat Atas      ( Strategi )

Kegiatan manajemen mempengaruhi pengolahan informasi, karena informasi yang dibutuhkan tiap manajer berbeda. Kebutuhan informasi yang berbeda ini dapat diketahui dari masing – masing kgiatan manajemen tersebut.

Kegiatan manajemen dihubungkan dengan tingkatannya didalam organisasi dibagi menjadi 3 bagian :

1)      Perencanaan strategic

2)      Pengendalian Manajemen

3)      Pengendalian operasi 

3.2.1.    Perencanaan Strategic

Merupakan kegiatan manajemen tingkat atas, sebagai proses evaluasi lingkungan luar organisasi, penerapan tujuan organisasi, dan penentuan strategi-strategi. Pada dasarnya perencanaan strategic meliputi :

1.      Proses evaluasi lingkungan luar organisasi

Lingkungan luar dapat mempengaruhi jalannya organisasi, oleh karena itu manajemen tingkat atas harus pandai mengevaluasinya, harus dapat bereaksi terhadap kesempatan yang diberikan oleh lingkungan luar, misal produk baru, pasar baru. Selain itu manajemen tingkat atas harus tanggap terhadap tekanan – tekanan  dari lingkungan luar yg merugikan organisasi dan sedapat mungkin mengubah tekanan menjadi kesempatan.

2.      Penetapan tujuan

Penetapan tujuan adalah apa yg ingin dicapai oleh organisasi berdasarkan visi yang dimiliki oleh manajemen. Misalnya tujuan perusahaan adalah dlm waktu 5 thn menjadi penjual terbesar didalam industri dgn menguasai 60% pasar.

3.      Penentuan strategi 

Manajemen tingkat atas menentukan tindakan2 yang harus dilakukan oleh organisasi dengan maksud untk mencapai tujuannya. Dengan strategi semua kemampuan  yangg berupa sumberdaya sumberdaya dikerahkan supaya tujuan organisasi dapat diraih.

3.2.2. Pengendalian Manajemen

Pengendalian manajemen adalah system untuk meyakinkan bahwa organisasi telah menjalankan strategi yg sudah ditetapkan secara efektif dan efisien. Ini merupakan tingkatan taktik (tactical Level), yaitu bagaimana manajemen tingkat menengah menjalankan taktik supaya perencanaan strategi dapat dilakukan dengan berhasil. Taktik yg dijalankan biasanya bersifat jangka pendek ± 1 thn. Proses pengendalian manajemen terdiri dari :

1)      Pembuatan Program Kerja,

2)      Penyusunan Anggaran,

3)      Pelaksanaan dan Pengukuran,

4)      Pelaporan dan Analisis

3.2.3.Pengendalian Operasi

Sistem untuk meyakinkan bahwa tiap-tiap tugas tertentu telah dilaksanakan secara efektif dan efisien. Ini merupakan penerapan program yang telah ditetapkan di pengendalian manajemen.Pengendalian operasi dilakukan dibawah pedoman proses pengendalian manajemen dan difokuskan pada tugas2 tingkat bawah.

3.3. Tipe Keputusan Manajemen  

Pengambilan keputusan ( Decision making) adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran. Keputusan dibagi dalam 3 tipe yaitu :

1)      Keputusan terprogram/keputusan terstruktur 

keputusan yg berulang ulang dan rutin, sehingga dapt diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manjemen tingkat bawah.

Contoh : keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

2)      Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur

Keputusan yang sebagian dapt diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan serta analisis yang terperinci

Contoh : Keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

3)      Keputusan tidak terprogram/ tidak terstruktur

Keputusan yg  tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas.  Informasi untuk pengambilan keputusan tdk terstruktur tdk mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi.

3.4. Tipe Informasi

Sistem Informasi sekarang peranannya tidak hanya sebagai pengumpul data dan mengolahnya menjadi informasi berupa laporan – laporan  keuangan saja, tetapi mempunyai peranan yang lebih penting di dalam menyediakan informasi bagi manajemen untuk fungsi2 perencanaan, alokasi – alokasi  sumber daya, pengukuran dan pengendalian. Laporan dari sistem informasi memberikan informasi kepada manajemen mengenai permasalahan yang terjadi didalam organisasi untuk menjadi bukti yang berguna didalam menentukan tindakan yang diambil. Sistem informasi menyediakan 3 macam tipe informasi :

1.      Informasi pengumpulan data (Scorekeeping information) 

Informasi yang berupa akumulasi atau pengumpulan data untuk menjawab pertanyaan. Berguna bagi manajer bawah untuk mengevaluasi kinerja personil-personilnya.

2.      Informasi Pengarahan perhatian (Attention directing information)

Membantu manajemen memusatkan perhatian pada masalah-masalah yg menyimpang, ketidakberesan. Informasi ini membantu manajemen menengah untuk melihat penyimpangan2 yg terjadi.

3.      Informasi Pemecahan masalah (Problem Solving information)

Informasi untuk membantu para manajer atas mengambil keputusan memecahkan permasalahan yang dihadapinya. Problem solving biasanya dihubungkan dgn keputusan yg tidak berulang-ulang serta situasi yg membutuhkan analisis yg dilakukan oleh manajemen tingkat atas.

3.5. Karakteristik Informasi

Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka manajemen membutuhkan informasi yang berguna. Untuk tiap-tiap tingkatan manajemen dengan kegiatan yang berbeda-beda, dibutuhkan informasi yang berbeda-beda pula, karakteristik informasi ini antara lain :

1.      Kepadatan Informasi

Untuk manajemen tingkat bawah, karakteristik informasinya adalah terperinci dan kurang padat, krn terutama digunakan untuk pengendalian operasi. Sedang untuk manajemen yang lebih tinggi tingkatannya, mempunyai karakteristik informasi yang semakin tersaring lebih ringkas dan padat.

2.      Luas Informasi

manjemen bawah karakteristik inf. Adalah terfokus pada suatu masalah tertentu, krn digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yg khusus. Untuk manajer tingkat tinggi, karakteristik informasi yang semakin luas, karena manajemen atas berhubungan dengan masalah yang luas.

3.      Frekuensi informasi

Manajemen tingkat bawah frekuensi informasi yang diterimanya adalah rutin, karen digunakan oleh manajer bawah yang mempunyai tugas yang terstruktur dengn pola yang berulang dari waktu ke waktu. Manajem tingkat tinggi, frekuensi informasinya adalah tidak rutin atau adhoc (mendadak), krn manajemen atas berhubungan dengan pengambilan keputusan tdk terstruktur yang pola dan waktunya tidak jelas.

4.      Waktu Informasi

Manajemen tingkat bawah, inf yg dibutuhkan adalah if historis, krn digunakan oleh manajer bawah di dalam pengendalian operasi yg memeriksa tugas2 rutin yg sudah terjadi. Untuk manajemen tingkat tinggi, waktu inf lebih ke masa depan berupa inf prediksi krn digunakan untuk pengambilan keputusan strategik yg menyangkut nilai masa depan.

5.      Akses Informasi

Level bawah membutuhkan inf yg periodenya berulang2, sehingga dapat disediakan oleh bagian sistem inf yg memberikan dalam bentuk laporan periodik. Dengan demikian akses informasi tidak dapat secara on line, tetapi dapat secara off line. Sebaliknya untuk level lebib tinggi, periode inf yg dibutuhkan tdk jelas, sehingga manajer tingkat atas perlu disediakan akses on line untuk mengambil informasi kapan pun mereka membutuhkan.

6.      Sumber Informasi

Karena manajemen tingkat bawah lebih berfokus pd pengendalian internal perusahaan, maka manajer tingkat bawah lebih membutuhkan inf dgn data yang bersumber dari internal perusahaan sendiri, tetapi manajer tingkat atas lebih berorientasi pada masalah perencanaan strategik yang berhubungan dengan lingkungan luar perusahaan, sehingga membutuhkan informasi dengan data yg bersumber pada eksternal perusahaan.

3.6. Peran Manajemen

Menurut Henry Mintzberg Menurut , ahli manajemen Kanada, manajer mempunyai beberapa peran yang diklasifikasikan kedalam tiga katagori yaitu :

1.      Peran Interpersonal  adalah peran hubungan personal dapat terdiri dari : 

a.       Figur kepala (figur head) Manajer mewakili organisasi untuk kegiatan diluar organisasi.

b.      Pemimpin (leader) Manajer mengkoordinasi, mengendalikan, memotivasi, dan mendukung bawahan bawahannya.

c.       penghubung (liaison) Manajer menghubungkan personal2 di semua tingkatan manajemen.

2.      Peran Informational peran dari manajer sebagai pusat syaraf  organisasi untuk menerima informasi yg paling mutakhir dan sebagai penyebar informasi keseluruh personal di organisasi. Peran informasi lainnya adalah manajer sebagai juru bicara untuk menjawab pertanyaan tentang informasi yg dimilikinya.

3.      Peran decisional yang dilakukan oleh manajer adalah sebagai entreprenuer, sebagai orang yg menangani gangguan, sebagai orang yg mengalokasikan sumberdaya organisasi, dan sebagai negosiator jika terjadi konflik di dalam organisasi.

3.7. Tahapan Pengambilan Keputusan

Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan :

1.      Intelligence  

Pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan.

2.      Design

Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif pemecahan masalah.

3.      Choice

Tahap memilih dari solusi dari alternatif yang disediakan.

4.      Implementation

Tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.

BAB IV

PENUTUP

4.1.             Kesimpulan

Dari semua materi diatas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa peranan manajemen sangatlah penting khususnya dalam hal pengambilan keputusan, ini dikarenakan manajemenlah yang mampu bertanggung jawab atas pertanggung jawaban pada setiap keputusan-keputusan yang telah ditetapkan oleh perusahaan atau organisasi, agar perusahaan atau organisasi tersebut mampu menjalankan proses dan fungsinya sesuai dengan tujuan awal perusahaan itu didirikan.

4.2.         Saran

Dalam mengambil keputusan dalam manajemen, kita perlu mempelajari beberapa aspek yang sudah kami susun dalam Pemabahasan makalah ini, kita semua pasti tidak menginginkan keputusan yang kita ambil adalah ketusan yang bisa membuat kita menyesal di kemudian hari. Untuk itu dalam makalah ini sangat perlu dan dibutuhkan oleh semua orang khususnya mahasiswa yang masih memerlukan ilmu dan pengetahuan dalam pengambilan keputusan untuk menentukan kehidupan dimasa yang akan datang agar menjadi manusia yang lebih baik.

DAFTAR PUSTAKA

Anonim,2011.Pengambilan Keputusan dalam Manajemen (Online), http://rizwarassundawi.blogspot.com/2011/05/makalah-pengambilan-keputusan-dalam.html (diakses tanggal 24 September 2015)

E.S. Margianti, Suryadi HS. 1994. “Sistem Informasi Manajemen “. Jakarta. Gunadarma.

Jogiyanto, H.M. (2003). Sistem Teknologi Informasi: Pendekatan Terintegrasi Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Edisi ke-1. Penerbit Andi Offset Yogyakarta.

Rima, 2013. Konsep Pengambilan Keputusan. Tersedia di http://rimasarie.wordpress.com/materi-pengambilan-keputusan/ (diakses 24 September 2015)